Layanan Paperless

Ada sebuah jargon baru dalam layanan kepegawaian oleh BKN, yakni paperless. Apa sih paperless? Penjelasan Wikipedia tentang ini cukup lugas: lingkungan kerja dimana penggunaan kertas dibatasi atau terkurangi banyak. Oleh BKN paperless ini dimulai dengan Surat Kepala BKN No. D.26-30/V.79-5/99 tanggal 14 Juli 2017 tentang Penetapan Kenaikan Pangkat dan Pensiun Pegawai Negeri Sipil setelah diundangkannya Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017.

Menurut amanat surat ini (poin 2 huruf e), Kenaikan Pangkat Otomatis dan Penetapan Pensiun Otomatis dilaksanakan dengan berbasis less paper. Lebih lanjut, pelaksanaan ini dimulai untuk KPO dan PPO 1 Oktober 2017, paling lambat dilaksanakan untuk periode 1 April 2018.

Surat Kepala BKN menggunakan terminologi less paper. Namun pada aplikasi pelayanannya BKN menggunakan istilah paper-less, mungkin untuk menegaskan tentang pengurangan jumlah kertas yang dibutuhkan dalam proses KPO/PPO.

Untuk pertama kalinya kami melakukan rekon KP dalam penerapan KPO ini. Jadi kalau dulu usul KP dikirimkan bersama berkas fisik persyaratan, kali ini nominatif KP di rekon dengan data scan persyaratan tanpa berkas fisik, kemudian diperiksa oleh sistem untuk mengecek kelengkapannya dan validitas penamaan file sesuai ketentuan Kanreg II BKN.

Ada beberapa point yang bisa saya simpulkan dari penerapan mekanisme KPO/PPO ini:

1. Tentu saja berkurangnya penggunaan kertas yang signifikan. Dalam 1 map usulan KP bisa terdiri atas SK KP sebelumnya, SKP 2 tahun terakhir, ijazah, transkrip, dsb sesuai jenis KP. Bayangkan jika dalam 1 periode KP ada 1000 orang! Semua berkas tersebut sekarang tinggal diserahkan dalam bentuk file digital yang jauh lebih ringkas, mudah disimpan, dan mudah diangkut.
2. Dengan menyetorkan file digital, pengecekan keberadaan berkas lebih simpel. Tidak perlu lagi membuka-buka map, tinggal lihat isi folder hasil scanning.